Mozilla Thunderbird
Mozilla Thunderbird ist ein E-Mail-Programm der gemeinnützigen Mozilla Foundation. Wie sein "Bruder", der Webbrowser Firefox, steht es unter einer Open-Source-Lizenz; das heißt unter anderem, dass es für jedermann und sowohl privat wie kommerziell kostenlos genutzt werden darf. Es gibt Versionen für zahlreiche Plattformen, darunter natürlich Windows, aber auch Mac OS X, Linux und verschiedene Unix-Systeme.
Bereits im Grundpaket bringt Thunderbird alles mit, um E-Mails komfortabel mit beliebig vielen Mail-Konten zu erstellen, abzurufen und zu verwalten. Darüber hinaus gibt es wie bei Firefox zahlreiche Erweiterungen, mit denen sich auch spezielle Anforderungen innerhalb von Thunderbird erfüllen lassen. Besonders zu nennen ist hier die Erweiterung Lightning, die eine komfortable Kalender- und Terminfunktion ergänzt, womit Thunderbird weitgehend zu Microsoft Outlook aufschließt; seit längerer Zeit wird Lightning zusammen mit Thunderbird ausgeliefert.
Die folgenden Kapitel befassen sich mit der Konfiguration von Thunderbird, mit der Einrichtung von Mail-Konten und mit einigen Erweiterungen. Zunächst finden Sie Informationen zur Installation.
Der Ablauf und die Bildschirmfotos stammen von Thunderbird 78.x. Eine frühere Version sollten Sie nicht einsetzen, denn in Version 78.0 wurde das Programm runderneuert, wobei viele alte Zöpfe und damit verbundene Probleme abgeschnitten wurden. Ohnehin sollte schon aus Sicherheitsgründen jeweils die aktuellste Version eingesetzt werden (was nicht nur für Thunderbird gilt!).
Vorbereitungen
Laden Sie die aktuelle Version des Mail-Programms von der Download-Seite bei Mozilla herunter. Die deutsche Version für Windows erreichen Sie über einen der großen grünen Buttons (je nach Ihrer Betriebssystem-Version).
Vor der Installation und der Konfiguration von Thunderbird sollten Sie sich einen geeigneten Speicherort für das Postfach (oder die Postfächer) einrichten, am besten innerhalb eines Verzeichnisbaumes, den Sie regelmäßig auf eine externe Festplatte sichern (Sie haben doch hoffentlich so etwas?!?!). Nehmen wir an, auf der Festplatte gibt es ein solches Verzeichnis MeineDaten. Legen Sie dort ein Unterverzeichnis Postfach an (Wir werden es später benötigen!):
Starten Sie dann das heruntergeladene Installationsprogramm von Thunderbird. Die vorgeschlagenen Voreinstellungen dürften für fast alle Benutzer sinnvoll sein; lassen Sie also das Installationsprogramm mit den Standardvorgaben durchlaufen. Am Ende startet Thunderbird automatisch.
Das 1. E-Mail-Konto
Beim ersten Start begrüßt Sie Thunderbird mit seinem (noch nicht ganz vollständigen) Hauptbildschirm sowie einem Pop-up-Fenster, in dem Sie bereits das erste E-Mail-Konto einrichten können:
In dem Pop-up-Fenster geben Sie Ihren Namen, die E-Mail-Adresse für das einzurichtende Konto und das zugehörige Passwort ein. Wenn Sie der Bequemlichkeit zuliebe ein wenig Sicherheit opfern wollen, setzen Sie das Häkchen bei Passwort speichern; anderenfalls werden Sie bei jedem Zugriff auf das E-Mail-Konto nach dem Passwort gefragt.
Danach auf Weiter klicken. Wie es jetzt weiter geht, richtet sich nach der eingegebenen E-Mail-Adresse. Hier zeigt sich eine der Stärken von Thunderbird: Er bringt eine Datenbank mit den Zugangsparametern aller relevanten E-Mail-Providern mit. Aus der E-Mail-Adresse ermittelt die Software in diesem Fall die Namen der Server beim Provider und die bestmögliche Verbindungsart.
Im Beispiel aus dem Bildschirmfoto handelt es sich um eine E-Mail-Adresse von Google, natürlich ein bekannter Provider. Daher erscheint nach kurzer Zeit folgendes Fenster:
Jetzt bleibt noch die Frage nach dem Protokoll für den Empfang der Mails. Da Google relativ viel Speicherplatz für Mails anbietet und der Zugriff von mehreren Geräten möglich sein soll, belassen wir es beim voreingestellten IMAP und klicken auf Fertig. Damit setzen wir schon mal halbautomatisch die wichtigsten Parameter: Man sieht, dass sowohl beim Posteingangs- als auch beim Postausgangsserver das sichere SSL eingestellt ist.
Die Provider-Datenbank von Thunderbird "weiß" auch, wenn ein Provider bei der ersten Verbindung von Thunderbird mit dem Mailserver noch zusätzliche Verarbeitungsschritte erzwingt. Im Fall von Googlemail wird man aufgefordert, sich bei Google anzumelden und einer Sicherheitsabfrage zuzustimmen:
Zum Abschluss der Einrichtung des ersten Kontos erscheint noch eine Anfrage zur Systemintegration:
Klicken Sie hier auf den Button Als Standard festlegen, so erscheint ein Fenster der Windows-Systemeinstellungen, in dem Sie Thunderbird als Standard-E-Mail-Anwendung festlegen können (was Sie tun sollten).
Unmittelbar darauf sehen Sie das Thunderbird-Hauptfenster mit den Ordnern des Google-Mail-Kontos auf der linken Seite.
Damit ist Thunderbird mit dem ersten Konto funktionsfähig, wie Sie beim Klick auf den Posteingang feststellen können:
2. Konto manuell einrichten
Wir wollen jetzt ein zweites Konto einrichten; dieses Mal eines, das zu einem Hosting-Paket wie bei Neudorf-MKK.de gehört. Dazu klicken Sie im Hauptfenster von Thunderbird ziemlich weit rechts oben auf das Hamburger-Menü und im Ausklapp-Menü auf Konten-Einstellungen:
In einem neuen Tab werden jetzt die Konten-Einstellungen angezeigt. Klicken Sie links unten auf Konten-Aktionen und im Aufklapp-Menü auf E-Mail-Konto hinzufügen.
Es erscheint das schon bekannte Fenster mit Abfrage von Name, E-Mail-Adresse und Passwort:
Da die Domain neudorf-mkk.de nicht als Mail-Domain und daher natürlich auch Thunderbird nicht bekannt ist, müssen wir dieses Mal das Konto Manuell einrichten... Die notwendigen Informationen findet man normalerweise auf der Webseite des Mail-Providers, dort oft unter den FAQs oder mittels einer Suche nach Thunderbird einrichten.
Übernehmen Sie die dort gefundenen Informationen in die untere Hälfte des Formulars:
Klicken Sie auf Erneut testen. Falls alle Einstellungen korrekt sind, erhalten Sie eine Erfolgsmeldung ....
... und verlassen das Formular mit Klick auf Fertig.
Nach wenigen Sekunden sehen Sie den Hauptbildschirm von Thunderbird und stellen fest, dass jetzt auch das zweite Konto angezeigt wird und man sich den dortigen Posteingang anschauen kann:
Auf die gleiche Art und Weise können sie manuell oder per Datenbankautomatik beliebig viele weitere Konten hinzufügen. Und bereits jetzt sind Sie voll arbeitsfähig, obwohl man in den Konten-Einstellungen noch viele Dinge optimieren kann.
Bevor wir jedoch darauf zurückkommen, sollten wir erst einmal die allgemeinen Einstellungen von Mozilla Thunderbird besuchen.
Einstellungen jenseits der E-Mail-Konten
Die Einstellungen des Programms (im Gegensatz zu den Konten-Einstellungen) erreicht man durch Klick auf das Hamburger-Menü und Auswählen der Einstellungen im Aufklappmenü.
Auch die Einstellungen haben wieder eine Menüleiste auf der linken Seite. Beginnen wir mit dem Menüpunkt Allgemein:
Hier kann man zunächst einmal einstellen, welche Internet-Seite beim Start von Thunderbird angezeigt werden soll. Das kann wie im Bildschirmfoto die Thunderbird-Startseite, aber auch eine beliebige Webseite sein. Darunter kann man, wenn man will, eine andere Suchmaschine einstellen und einige Optionen zum Verhalten von Thunderbird im System einstellen.
Die folgenden Optionen kann man sicher zunächst auf den voreingestellten Werten belassen. Bei Bedarf lassen sie sich später immer noch ändern, wenn man z.B. eine andere Schriftart oder -größe bevorzugt oder beim Doppelklick auf eine Mail diese in einem neuen Fenster (statt eines neuen Tabs) öffnen möchte.
Wichtig ist aus meiner Sicht der Abschnitt Updates:
Ich empfehle aus Sicherheitsgründen dringend, Programmupdates automatisch über einen Hintergrunddienst installieren zu lassen.
Auf der Seite Verfassen kann man ein deutsches Wörterbuch für die Rechtschreibprüfung installieren:
Klicken Sie dazu unter Rechtschreibung auf Weitere Wörterbücher herunterladen. In einem neuen Tab wird eine Webseite angezeigt, von der Sie ein deutsches Wörterbuch herunterladen können:
Auf der Folgeseite klicken Sie auf Zu Thunderbird hinzufügen:
Nach Bestätigung einer kleinen Nachfrage ....
... können Sie jetzt Deutsch als Sprache einstellen.
Ab sofort werden Rechtschreibfehler beim Verfassen einer neuen Mail rot unterkringelt:
Wichtig ist der dritte Menüpunkt Datenschutz & Sicherheit. Die wichtigsten Einstellungen finden Sie gleich am Anfang:
Ich empfehle die Einstellungen wie abgebildet. Bei der Verwendung eines Haupt-Passwortes (im Bildschirmfoto noch als Master-Passwort bezeichnet) bin ich allerdings ein wenig unschlüssig. Die abgebildete Voreinstellung sollten Sie nur belassen, wenn außer Ihnen niemand Zugriff auf Ihren Rechner hat. In allen anderen Fällen sollten Sie ein Haupt-Passwort setzen; also die Checkbox vorne anhaken und rechts auf Haupt-Passwort ändern ... klicken. Das verwendete Passwort sollten Sie gut aufgewahren, am besten in einem Passwort-Safe wie KeePass oder auf einem Notizzettel in Ihrem Bankschließfach.
Sinnvolle weitere Einstellungen entnehmen Sie bitte den beiden folgenden Bildschirmfotos.
Wenn Sie es bis hierhin geschafft haben, empfehle ich einen Kaffee oder ein Kaltgetränk - oder eine Pause bis zum nächsten Tag. Danach sollten wir noch einmal die Konto-Einstellungen unter die Lupe nehmen.
Weitere Konten-Einstellungen
Es ist sinnvoll, noch einige zusätzliche Einstellungen zu den E-Mail-Konten vorzunehmen. Also noch einmal über das Hamburger-Menü auf die Konten-Einstellungen gehen und für jedes eingerichtete Konto der untenstehenden Anleitung folgen.
In diesem Formular kann man zunächst einmal eine sprechende Bezeichnung für das Konto einstellen. Auch der Name kann natürlich angepasst werden.
Nicht uninteressant ist die Möglichkeit, eine Signatur zu benutzen, die an jede ausgehende (oder auch an eine weitergeleitete) E-Mail angehängt wird. Dies kann entweder -wie in der Abbildung- durch direkte Eingabe der Signatur erfolgen; alternativ kann man die Signatur auch in eine Datei schreiben und diese über den normalen Dateidialog eintragen. Die Signatur gilt nur für das gerade bearbeitete Konto; es ist also möglich, für jedes E-Mail-Konto eine eigene Signatur zu verwenden.
Das nächste Fenster sind die Server-Einstellungen:
Die oberen Einstellungen sollten Sie nicht ändern.
In der Mitte des Formulars können Sie einstellen, wie oft Sie auf neue Nachrichten überprüfen wollen. Zu kurze Intervalle ärgern den Provider, zu lange sind unkomfortabel, 10 Minuten könnte ein vernünftiger Mittelwert sein. Außerdem kann der Ordner gewählt werden, in den Nachrichten beim Löschen verschoben werden. Ich bevorzuge zu jedem Konto einen eigenen Papierkorb, also die Einstellung wie im Bildschirmfoto.
Eine wichtige Einstellung findet sich im unteren Bereich: Mit dem Häkchen bei der entsprechenden Frage können Sie veranlassen, dass der Papierkorb beim Verlassen des Programms geleert wird. Ich selbst mache das lieber später einmal manuell, aber jeder hat seine eigenen Vorlieben ...
Damit sind die wichtigsten Einstellungen bereits erledigt. Bei den folgenden Formularen sollten die Einstellungen etwa so sein, wie in den folgenden Abbildungen gezeigt.
Achtung: Vergessen Sie nicht, diese Konten-Einstellungen für alle weiteren Konten ebenfalls durchzuführen.
Die nächste Seite beschäftigt sich mit den Lokalen Ordnern, den Filtern und wie Sie mit beiden Ihre E-Mail automatisieren können.
Lokale Ordner und Filter
Wenn ich IMAP-Konten einsetze und mein Mail-Provider mir genügend Speicherplatz zur Verfügung stellt: Was spricht dann dagegen, meine E-Mails über Jahre auf den Festplatten des Providers liegen zu lassen? Aus meiner Sicht einiges:
- Gerade wenn ich mehrere E-Mail-Konten habe, liegen die E-Mails -jeweils getrennt für eingehende und ausgehende- natürlich nach Konten sortiert vor. Mir ist jedoch eine Themen-orientierte Struktur lieber, bei der zudem zusammengehörige ein- und ausgehende E-Mails auch zusammen abgespeichert werden.
- Auch bei einem soliden Provider habe ich ein besseres Gefühl, wenn ich meine E-Mail-Bestände selbst sichere und archiviere.
- Außerdem wäre es schön, wenn Thunderbird eine gewisse Vorverarbeitung bestimmter E-Mails vornehmen würde, z.B. automatisches Einsortieren bestimmter E-Mails in eine Verzeichnisstruktur.
Bei der Lösung dieser Probleme kommen die Lokalen Ordner und die Filter von Thunderbird ins Spiel.
Zunächst einmal muss festgelegt werden, wo die Lokalen Ordner abgepeichert werden. Und jetzt benötige ich den Ordner Postfach, der ganz zu Beginn angelegt worden ist:
Dazu auf den Button Ordner wählen ... klicken und den Speicherort wie im Bildschirmfoto eintragen, wobei das Verzeichnis genutzt wird, das auf Seite 1 dieses Beitrag angelegt worden ist.
Nach einem Neustart von Thunderbird kann ich jetzt unterhalb von Lokale Ordner eine Verzeichnisstruktur anlegen. Als Beispiel legen wir per Rechtsklick auf Lokale Ordner zwei Unterordner "Benutzerverwaltung Neudorf-MKK" und "Google Sicherheitswarnungen" an:
Die neuen Unterordner sind links unten zu sehen. Jetzt werden Filterregeln definiert, um diese Unterordner automatisch zu befüllen. Dazu markieren wir -wie im Bildschirmfoto oben- den Posteingang des Google-Kontos und gehen über das Hamburger-Menü auf Filter. Wir erstellen einen neuen Filter für dieses Mail-Konto:
Dies erfolgt in einem neuen Formular:
Ganz oben geben wir der Filterregel einen Namen und markieren die beiden Anwendungsfälle wie im Bildschirmfoto. Darunter wird die Bedingung formuliert, wann der Filter zuschlägt: Wenn der Betreff der E-Mail den Begriff "Sicherheitswarnung" enthält; es lassen sich auch mehrere Bedingungen angeben, die entweder alle erfüllt sein müssen oder von denen nur eine erfüllt sein muss. Schließlich wird die Aktion für eine solche Aktion definiert: Verschieben der E-Mail in den Unterordner "Google Sicherheitswarnungen" von Lokale Ordner. Mit einem Klick auf OK wird die Filterregel erstellt, die dann auch gleich zu sehen ist:
Klicken wir auf Jetzt ausführen, so sollten zwei E-Mails aus dem Postausgang verschwinden und im entsprechenden Unterordner auftauchen:
Komplexe Ordnerstrukturen und Filter
Hat man das Prinzip erst einmal verstanden, lassen sich beliebig komplexe Ordnerstrukturen und Filterregeln erstellen.
Natürlich lassen sich die Lokalen Ordner nicht nur mit Filterregeln befüllen, sondern man kann auch einfach aus einem IMAP-Konto eine oder mehrere E-Mails in einen Unterordner der Lokalen Ordner verschieben.
Als Beispiel die Lokalen Ordner aus meiner Thunderbird-Installation. Man erkennt u.a.:
- Ordner für meinen Hosting-Provider 1blu und meinen DSL-Anbieter 1und1
- Einen Ordner für die Push-Nachrichten meiner FritzBox,
- Eine Unterstruktur für E-Mails in Verbindung mit dieser Website
Hier gibt es für jedes Jahr einen eigenen Unterordner, teilweise noch gruppiert. - Eine ähnliche Unterstruktur für allgemeinen Postein- und Postausgang
Dort landet alles, was anderswo nicht zugeordnet werden kann. - Einen Unterordnung für Werbung
Im Unterordner "Werbung" landen per Filterregel für jedes betroffene Konto alle Newsletter und sonstige Werbe-E-Mails. Bei Ínteresse lassen sie sich dort lesen; vor allem lassen sie sich aber dort alle 1-2 Monate massenhaft mit wenigen Mausklicks löschen. Ein kurzer Ausschnitt aus einer Filterregel zur Befüllung des Unterordners:
Zum Schluss dieses Kapitels erhebe ich noch einmal den Zeigefinger: Die Lokalen Ordner liegen auf Ihrem PC. Daher sind Sie selbst für Backups verantwortlich. Wenn Sie also keine E-Mails verlieren wollen, sollten Sie regelmäßig ihre Daten auf eine USB-Festplatte sichern (besser auf mehrere!).
Kalender
Überall kann man lesen, dass Thunderbird seit geraumer Zeit zusammen mit der Kalenderkomponente ausgeliefert wird, die früher unter dem Namen Lightning als Erweiterung verfügbar war. Doch bisher gibt es in den Menüs keine Spur eines Kalenders. Aber natürlich gibt es einen Trick, um den Kalender hervorzuzaubern.
Zunächst jedoch sollten Sie die äußerst praktische Menüleiste am oberen Bildrand aktivieren, mit deren Hilfe Sie meist schneller sind als mit dem Hamburger-Menü. Klicken Sie dazu rechts irgendwo am oberen Bildschirmrand und setzen Sie ein Häkchen bei Menüleiste im aufklappenden Menü.
Jetzt kommt der Kalendertrick: Klicken Sie auf Datei - Neu - Kalender ...
Daraufhin klappt ein Pop-Up-Fenster auf, wo sie wählen können, ob Sie einen Kalender auf dem eigenen Rechner erstellen oder sich mit einem Kalender im Internet verbinden wollen. Letzteres könnte z.B. ein Google-Kalender sein oder einer auf einem Nextcloud-Server; ich selbst habe meinen Kalender auf einem solchen Server und synchronisiere den Kalender automatisch mit PC, Notebook, Tablet und Smartphones.
Hier wollen wir aber einen lokalen Kalender anlegen:
Wir geben dem Kalender einen Namen, wählen eine Farbe und ordnen ein geeignetes E-Mail-Konto zu:
Die aufpoppende Meldung, dass der Kalender erstellt wurde, verlassen wir per Klick auf Fertigstellen.
Wir landen wieder im Hauptfenster von Thunderbird und stellen fest, dass es in der Menüleiste jetzt einen Menüpunkt Termine und Aufgaben gibt. Klicken wir darauf, können wir im aufklappenden Untermenü jetzt Kalender anklicken:
Und schon erscheint der gerade eingerichtete Kalender in einem neuen Tab:
Auch für den Kalender gibt es Einstellungen, die Sie über Extras - Einstellungen - Kalender erreichen. Ich empfehle (zumindestens bei ausreichend großem Bildschirm) die Einstellungen wie in den beiden folgenden Bildschirmfotos:
Und wie wird ein Termin im Kalender eingetragen? Klicken Sie dazu in der Kalenderansicht auf den gewünschten Tag und die gewünschte Stunde. Es erscheint ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie die Daten des Termins eintragen:
Wenn alles passt, klicken Sie auf Speichern und Schließen, was sie wieder in die Kalenderansicht bringt, wo der Termin jetzt eingetragen ist:
Erweiterungen
Die gute Nachricht: Wenn Ihnen irgendwann einmal eine Funktion in Thunderbird fehlen sollte, finden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit im Add-On-Katalog eine Erweiterung, die die Funktion nachrüstet. Die schlechte Nachricht: Die weitaus überwiegende Mehrzahl der zahllosen Erweiterungen funktioniert mit dem aktuellen Thunderbird 78 nicht mehr, weil die Schnittstelle für Erweiterungen sich geändert hat und die Entwickler ihre Erweiterungen erst nach und nach an die neue Schnittstelle anpassen (oder auch nicht). Für den einen oder anderen Nutzer mag es auch ein Problem sein, dass viele Add-ons (Entschuldigung: Erweiterungen) in englisch beschrieben sind.
Trotzdem lohnt ein Blick auf die Add-ons-Verwaltung, die Sie in der Menüleiste über Extras - Add-ons erreichen:
Sie landen in der Add-ons-Verwaltung mit wieder einem Menü auf der linken Seite. Unter Wörterbücher finden Sie das früher installierte deutsche Wörterbuch, unter Themes finden Sie alternative Layouts für Ihren Thunderbird, alle übrigen Erweiterungen finden Sie unter Erweiterungen.
Gehen Sie mal auf Empfehlungen, wo Sie ausgewählte Erweiterungen angeboten bekommen, z.B. das Theme Two little birds. Installieren Sie dieses, wobei Sie einige Nachfragen abnicken müssen. Mit diesem Theme ist ein großer Teil der Bildschirmfotos auf dieser Webseite entstanden.
Rechts oben auf der Seite finden Sie ein Suchfeld, wo Sie nach Erweiterungen suchen können.
Selbst bei mir als heftigem und langjährigen Thunderbird-Nutzer ist die Liste der installierten Erweiterungen recht kurz. Dazu gehören:
- MailMerge
Mit dieser Erweiterung können Sie mittels einer Vorlage an eine Liste von Empfängern, die Sie vorher erstellt erstellt haben, personalisierte E-Mails verschicken. - Manually sort folders
Diese Erweiterung ermöglicht es, die Reihenfolge der E-Mail-Konten (und darin die der Ordner) manuell anzupassen. Das ist gerade für Benutzer interessant, die eine hohe Zahl von E-Mail-Konten in Thunderbird verwalten. - Remove Duplicate Messages
Manchmal kommt es vor, dass z.B. durch Fehler beim Verschieben von E-Mails die gleiche E-Mail mehrmals im gleichen Ordner landet. Die Erweiterung findet solche Duplikate und löscht sie aus Wunsch.
Thunderbird ist ein riesiges Programm mit einer Fülle von Funktionen. Dieser Beitrag kann daher nur grundsätzliche Fragen anreißen. Hilfe finden Sie im eingebauten Hilfe-System oder aber mit Hilfe der Suchmaschine Ihrer Wahl.
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